Email shared folders

Revisi per 10 Juni 2013 17.19

Email di sistem indoglobal.com mendukung shared folders. Dengan shared folders, satu pengguna email dapat membagi akses terhadap folder email ke satu atau lebih pengguna email lain.

Contoh kasus

Berikut adalah beberapa contoh kasus dimana fitur shared folders bisa bermanfaat.

• Membagi email dan dokumen penting pada sebuah folder, sehingga dapat diakses oleh seluruh staff kapan saja. Dan dapat diakses dengan cara yang sama untuk mengakses email. Dapat diakses dari mana saja, termasuk dari smartphone tanpa aplikasi khusus, dan hanya menggunakan aplikasi email biasa.
• Anda dapat mengirim file besar ke beberapa orang tanpa perlu menghabiskan banyak kapasitas. Sebagai contoh, mengirim file 20MB ke 10 orang staff anda akan menghabiskan 20MB * 10 = 200MB kapasitas. Jika anda menggunakan shared folder, anda hanya akan menggunakan ruang sebesar 20MB saja.

Membagi akses folder ke pengguna email lain

1. Login ke Web based email
2. Masuk menu 'Settings' dan kemudian pilih 'Folders'
3. Klik pada sebuah folder yang ingin anda bagi aksesnya
4. Akan muncul 'Folder properties' di kotak sebelah kanan, pada menu 'Sharing', klik tanda +
5. Pada 'Identifier', masukkan alamat email tujuan pada kolom 'User'
6. Pada 'Access rights', masukkan jenis akses yang anda inginkan, bisa 'Read', 'Write', 'Delete' atau kombinasinya.
7. Klik 'Save'

Anda juga dapat membagi akses kepada semua pengguna dengan memilih 'All Users' pada langkah nomor 5.

Membagi akses folder ke grup email

Anda juga dapat membagi akses folder kepada grup tertentu yang didefinisikan melalui fitur Email groups.

Untuk membagi akses kepada pengguna email yang menjadi anggota grup tertentu, pada langkah 5, masukkanlah $ diikuti nama grup. Sebagai contoh, masukkan $staff untuk membagi akses folder kepada grup staff.

Mengakses shared folders

Untuk dapat mengakses shared folders, penerima harus melakukan proses 'subscribe' terlebih dahulu.

1. Login ke Web based email
2. Masuk menu 'Settings' dan kemudian pilih 'Folders'
3. Pada kotak tengah, aktifkan tanda centang di kolom 'Subscribed' pada folder yang ingin anda akses

Setelah anda melakukan ini, shared folder akan dapat anda akses seperti halnya folder-folder milik anda lainnya.

Shared folder juga dapat diakses dengan menggunakan aplikasi email yang menggunakan protokol IMAP.

Lain-lain

FItur shared folders hanya terbatas pada satu akun di indoglobal.com. Anda tak dapat membagi folder ke pengguna lain di luar akun anda.

Untuk membuat email tapi hanya untuk disimpan di shared folders, dan tidak untuk dikirim, gunakan fungsi 'Save as draft' pada webmail atau aplikasi email yang anda gunakan. Kemudian pindahkan email tersebut dari folder 'Draft' ke folder yang anda inginkan.